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El futuro del trabajo va a ser y puede que sea cada vez más asincrónico.

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El futuro del trabajo va a ser y puede que sea cada vez más asincrónico.

Fuimos hablando el año pasado sobre el futuro del trabajo y su incertidumbre, cada vez más podemos leer muchos artículos intentando averiguar cómo podemos irnos adaptándonos a los cambios que el futuro dentro de las organizaciones nos esperan o deparan, pero algo que podemos es ir viendo es que el futuro del trabajo va a ser y puede que sea cada vez más asincrónico.

El Covid-19 convirtió el trabajo desde casa, en remoto desde cualquier parte del mundo está siendo la nueva normalidad para las organizaciones, ya que las oficinas cerraron para frenar la propagación del virus, actualmente siguen lidiando con las bajas por contagio, pero siguen funcionando, esto está produciendo que cada vez más se vean que se están volviendo asincrónicos. La investigación ha demostrado que incluso si la pandemia se desvanece, las organizaciones seguirán aumentando la productividad de los trabajadores remotos, la aparición que por fin empezamos a entender sobre la alfabetización digital, aprendizaje por conexiones digitales, organizaciones híbridas y cambiantes.

Si pudiéramos imaginar que estuviéramos en el año 1914 y fuéramos un trabajador común, típico de la época de principio de siglo XX, cuando en el final de la Revolución Industrial que estandarizó el horario de 9 a 5 que conocemos actualmente. Que trabajamos en una fábrica de automóviles en una línea de ensamblaje (que Henry Ford presentó con un año de anterioridad). A medida que el automóvil se mueve a lo largo de la cinta transportadora, nuestro único trabajo es colocar las ruedas y esperar el próximo automóvil.

“El mayor peligro en tiempos de turbulencia no es la turbulencia; es actuar con la lógica de ayer.”  – Peter Drucker

Nuestros compañeros de trabajo tienen que estar allí al mismo tiempo que nosotros; sin ellos, el vehículo avanzaría por la línea sin la siguiente pieza vital y dejaríamos de poder comunicar información importante. Lo más parecido a la mensajería “instantánea” que tendríamos es el teléfono, pero la mayoría de la gente en ese momento,  ni siquiera tiene uno en casa. ¿Y lo de llevarnos el trabajo a casa para terminarlo más tarde? Este punto nos dejaría y quizás estaría fuera de discusión cuando se trata de equipos pesados y de funcionamiento de maquinaria.

Pero si dejamos de ser el típico trabajador de principios del siglo XX. Hoy en día, tenemos la tecnología y herramientas para optimizar los procesos, que nos permite la colaboración entre zonas horarias. Y si estamos leyendo esto, es probable que seamos un trabajador del conocimiento que pasa el día frente a una computadora, no un trabajador manual que opera maquinaria, aunque si es cierto que si somos un trabajador que hacemos un trabajo manual dispongamos de otro momento fuera del trabajo o en tiempo libre para poder leer esta misma entrada.

Entonces, ¿por qué seguimos un modelo de trabajo creado para una era diferente?

Podemos conocer los beneficios del trabajo asíncrono, las organizaciones, empresas que ya han hecho la transición para empezar a ser organizaciones y empresas asincrónicas, porqué nosotros también podríamos optar por hacer el cambio ya sea dentro de nuestro propio equipo, dentro de la organización, empresa etc.

Pero primero, quizás podemos empezar por preguntarnos ¿Qué es el trabajo sincrónico?  ¿Y el trabajo asincrónico?

El trabajo sincrónico es el que podemos realizar al mismo tiempo. El trabajo asíncrono es que dejamos de hacer y realizar al mismo tiempo.

El trabajo sincrónico, donde todos en el equipo trabajan al mismo tiempo, asumimos que somos como máquinas, subiendo y moliendo al mismo tiempo todos los días de la semana, creando resultados repetibles con niveles de energía constantes.

Pero para los trabajadores del conocimiento de hoy, el trabajo sincrónico puede ser innecesario e ineficiente. Y aunque hay mucho que decir sobre los beneficios de la rutina, no todos coincidimos con la rutina ideal de todos los equipos y de todas las personas, las empresas, las organizaciones, ya que cada persona, equipo, cada una de ellas dejan de ser iguales y son diferentes como tales.

El trabajo asíncrono, en el que todos los miembros del equipo trabajan cuando lo desean, reconoce que diferentes personas tienen diferentes necesidades, lo que permite una verdadera flexibilidad y libertad. Normalmente los trabajadores por proyectos ya son de por si personas asincrónicas en el mismo trabajo, ya que tienen fecha de entrega para el mismo pero van trabajando cada persona su parte coordinador por el Project manager o responsable de proyecto.

Las 7 razones para que podamos adoptar el trabajo asincrónico son:

Ahora que estamos empezando a ver cómo algunas empresas se están empezando a adoptar con éxito una cultura asincrónica, las razones por las que también podríamos querer hacerlo serían:

  1. El trabajo nos sea más equitativo.

El trabajo sincrónico asume la igualdad, lo que crea desigualdades porque las personas tienen diferentes preferencias y circunstancias de vida.

Tomemos, por ejemplo, a unas personas que sean padres que aceptan un trabajo además de criar a sus hijos. Muchas empresas esperan que los empleados trabajen de 9 a 5, sin tener en cuenta que es posible que tengan niños a los que deban dejar y recoger de la escuela durante ese horario. Los padres con los recursos pueden contratar personas u optar por el cuidado después de la escuela. Los que no tienen, sin embargo, tienen que resolverlo por su cuenta.

Pero con el trabajo asíncrono, los padres son libres de elaborar un horario en torno a las necesidades de su familia. De esta forma además tienen conciliación familiar, algo que actualmente muchas personas después de un año más lo han deseado, reflejo de ello lo podemos encontrar en los artículos El despido interior, la otra Gran Dimisión, Six big future of work predictions for 2022 , 2022: The year of Hybrid Work , 4 IN 10 WORKERS PLAN TO LOOK FOR A NEW JOB IN FIRST HALF OF 2022  , 2022 predictions for the world of work , [PDF] Redesigning Work for a Hybrid Future, Fenómeno laboral: La gran renuncia , [PDF] La evaluación de actitud para el Trabajo Remoto y su análisis con algunas variables organizacionales y sociodemográficas , Here are Glassdoor’s 2022 workplace predictions , The future of work and workforce ecosystems , Chart: The Great Resignation , The Future of Work: Five priorities for businesses to consider, How to manage the Great Resignation , The ‘Great Resignation’ Is Really the ‘Great Discontent’ , Is the “great resignation” coming for you? , The Great Resignation, Who Is Driving the Great Resignation? , How to Avoid ‘the Great Resignation’ at Your Company , Should you quit your job and join the ‘Great Resignation’? , [PDF] Architecting the Future of Work en cada y uno de ellos nos dan también el reflejo de la gran dimisión que esto está produciendo en los puestos de trabajo, el replanteamiento de las necesidades de la persona que forma parte de la organización, junto al futuro del trabajo que aparecerán en los correspondientes puntos que vamos a seguir.

  1. Podemos contratar al mejor talento, a más personas que pueden trabajar desde cualquier parte del mundo.

Cumplir únicamente con un horario de trabajo de 9 a 5 en la zona horaria local de la empresa excluye una gran cantidad de talentos que dejan de vivir en la área más próxima. Al cambiar al trabajo asíncrono, abre nuestras puertas a excelentes candidatos en todo el mundo que de otro modo no habrían podido trabajar con la organización, con la empresa, con nosotros.

  1. La comunicación se vuelve más eficiente.

Consideremos una reunión típica. Ya sea en Zoom o en una sala de conferencias, mientras esperamos unos minutos después de la hora de inicio para los rezagados, ¿esto puede que nos haya ocurrido verdad? Y una vez que finalmente empezamos, las personas puede que se desvíen por la tangente de largo aliento o puede que tengan que repetirse cuando el audio falla.

Sin embargo, con la comunicación asíncrona, elimina esas ineficiencias.

Debido a que nada sucede en tiempo real, dejamos de sentarnos y esperar a que lleguen los demás. Debido a que las personas podemos dejar de estar bajo presión para responder de inmediato, podemos tomarnos el tiempo y el cuidado para elaborar el mensaje correcto.

  1. Tenemos menos distracciones.

La comunicación en tiempo real significa distracciones en tiempo real. Pero con el trabajo asincrónico, las interrupciones se vuelven extremadamente raras. ¿Cómo lo podemos ver? En una cultura asincrónica primero, deja de haber presión para dejar todo y responder de inmediato. Idealmente, desactivaría nuestras notificaciones automáticas por completo y crearía tiempos dedicados para verificar y responder a los mensajes. Es cierto que esto requiere disciplina y una estrategia, pero una vez que ambos están en su lugar, finalmente somos libres de sumergirnos en este elusivo trabajo profundo.

  1. Solo trabajamos cuando tiene sentido hacerlo. Dejamos de perder el tiempo.

¿Qué pasaría si en lugar de tomarnos otro café para superar el bajón de la tarde, simplemente descansáramos cuando estamos cansados? ¿Qué sucede si en lugar de sentarnos frente a nuestro pc, portátil, etc. tratando de parecer ocupado a pesar de que nos hemos quedado sin tareas por hora, simplemente nos tomamos un descanso?

Con el trabajo asincrónico, podemos elaborar un horario basado en nuestros niveles de energía y la carga de trabajo actual, lo que nos ayuda a hacer nuestro mejor trabajo (siempre que sea posible).

  1. La cultura asincrónica primero nos ayuda a fomentar la transparencia.

Debido a que los compañeros de equipo dejan de trabajar necesariamente al mismo tiempo o en el mismo lugar que nosotros, una cultura asincrónica primero requiere transparencia. Los colaboradores, compañeros todo pueden saber qué está pasando. Nos puede ayudar a lograr esto con dos mecanismos cruciales:

  1. Documentación del lugar de trabajo: pautas escritas que describen nuestros procesos y políticas.
  2. Herramienta de gestión de proyectos: un lugar único donde cualquiera puede iniciar sesión para ver el progreso, las dependencias y los bloqueos de un proyecto.

 7. Nuestro equipo lo quiere y lo desea.

Deja de ser ningún secreto que a la gente no le gustan las reuniones. Según las diferentes encuestas y estudios más del 46 % de los empleados elegirían hacer actividades aburridas antes que asistir una reunión para ver el estado del proyecto, ejemplo podría ser el ver cómo se seca la pintura o ver cómo se aparean los ornitorrincos.

Si podemos dar a nuestro equipo un respiro permitiéndoles comunicarse y trabajar de forma asíncrona, veremos mejoras a largo plazo.

Pero, ¿no hay momentos en los que el trabajo asíncrono simplemente no funciona?

Sí, incluso los equipos mencionados anteriormente se sincronizan a veces, simplemente deja de ser nuestro valor predeterminado. Aquí podríamos ver algunas de las situaciones en las que el trabajo sincrónico podría ser mejor:

  1. Los casos en que nos encontramos en una situación de emergencia y urgencias.

En una emergencia, la comunicación instantánea es crucial, incluso en las primeras empresas asincrónicas. Incluso en un momento que estamos inactivos, que se autodenomina como «totalmente asíncrono», permite excepciones, como cuando nuestro  sitio está inactivo.

  1. Cuando tenemos las presentaciones del equipo.

Ya sabemos lo que dicen sobre las primeras impresiones. Cuando nos encontramos con alguien inicialmente, como cuando incorpora a un miembro del equipo o un cliente, es mejor apegarse a una presentación en tiempo real para causar la mejor impresión.

  1. La unión de equipo.

Claro, que la podemos puede vincularnos a través de la comunicación asíncrona, pero la construcción de relaciones se realiza mejor en tiempo real. No hay nada como poder escuchar a alguien reírse de una broma o ver los ojos de nuestro compañero de trabajo iluminarse cuando compartimos una buena noticia.

  1. Trabajo asíncrono: Abramos paso a una nueva revolución.

Al igual que la línea de montaje revolucionó la forma en que fabricamos automóviles y producimos en cadena, el trabajo asincrónico puede revolucionar la forma en que hacemos el trabajo remoto o teletrabajo. Pero primero, podríamos empezar a dejar de lado los remanentes de la Revolución Industrial, una era que nos trajo la semana laboral sincrónica de 8 horas que ahora hemos superado.

Podemos recordar, todo esto deja de ser una ciencia perfecta. Pero si estamos buscando un poco más de orientación sobre qué ruta es la adecuada para nosotros, nos podemos encontrar con algunos tipo de reuniones bien definidas que pueden ser asíncronas, y algunas otras que merecen realizarse en vivo.

El futuro del trabajo va a ser y puede que sea cada vez más asincrónico

Los 5 tipos de reuniones que podrían ser asíncronas son:

  1. Informes de estado del proyecto: si estamos utilizando una herramienta de gestión de proyectos, el progreso de un proyecto puede estar centralizado y fácilmente accesible para todos sin una conversación formal.
  2. Tareas o revisiones de proyectos: Preguntémonos si ¿Este informe sobre el que estamos trabajando si necesita comentarios? Dejamos de tener necesidad de sentarnos, leerlo palabra por palabra en voz alta y para pedir sugerencias. Es mejor enviarlo a otros para que puedan tomarse su tiempo tranquilo para revisarlo por su cuenta y proporcionar comentarios por escrito.
  3. Anuncios de baja presión: Ejemplos podrían ser ¿La empresa implementó un nuevo diseño, un nuevo producto? ¿O alguien del equipo recibió un premio? Estos anuncios son emocionantes y motivo de celebración, pero a menudo es mejor compartirlos en una actualización rápida por escrito, ya sea un correo electrónico para todo el equipo o en la intranet de su empresa. (Ya tendremos tiempo de una celebración cuando nos veamos en persona)
  4. Actualizaciones de progreso de objetivos: los objetivos son importantes, pero son otra cosa que las personas podrían tener visibilidad constante. Es mejor tener un tablero donde todos podemos ver nuestro progreso en nuestros objetivos y resultados clave u otras métricas de éxito, en lugar de tomarnos el tiempo para hablar con todas las personas regularmente.
  5. Reuniones periódicas que rutinariamente terminan temprano: ¿Conocemos el tipo de reunión multifuncional mensual que se nos ha ido convirtiendo cómo si de una gloriosa sesión de recuperación, la cual siempre se realiza en la mitad del tiempo programado? Sí es que la conocemos, es probablemente que la podamos mover y hacer mediante un correo electrónico o a un hilo flojo o eliminarlo por completo del día a día de todos durante cada mes.

Los 5 tipos de reuniones que dejarían de ser asíncronas:

  1. Revisiones de desempeño y retroalimentación: La mayoría de las revisiones de desempeño tienen algún tipo de evaluación o elemento escrito. Pero, la conversación real sobre cómo nos está yendo a cada persona del equipo, es más productiva cuando podemos tener un intercambio de información en tiempo real. Y, por supuesto, si llegara el caso, el despido de un empleado siempre debe ocurrir con una discusión en vivo y personal (Aunque ya hemos podido ver casos en noticias dónde el comunicado les ha llegado por medios escritos, incluso por WhatsApp).
  2. Conversaciones de desarrollo profesional: de manera similar, las discusiones sobre los principales objetivos profesionales son más beneficiosas cuando ocurren en vivo, en persona. Brindamos una oportunidad para que todos podamos hacer todas las preguntas, ofreciendo comentarios y así podemos elaborar juntos un plan de crecimiento.
  3. Actualizaciones apremiantes o potencialmente preocupantes de la organización, empresa: las actualizaciones intrascendentes dejan de necesitar una reunión. Pero las situaciones delicadas o que provocan ansiedad, como la reestructuración, innovación, nuevos procesos y procedimientos o las adquisiciones, merecen una conversación de persona a persona, aunque sea en video llamada.
  4. Resolución de conflictos: por lo general, es más fácil abordar los conflictos en persona, ya que reduce la ansiedad y las suposiciones con las que nos podemos enfrentar las personas cuando esperamos una respuesta. Tratamos de resolver las desavenencias y los desacuerdos a través de la escritura deja de ser menos eficiente, sino que nos puede conducir a una creciente frustración, confusión y resentimiento.
  5. Bienvenida a los nuevos miembros del equipo: traer a bordo a un nuevo miembro del equipo nos puede valer con una video llamada con todo el equipo, departamento o una reunión en persona para que todos puedan «reunirse» oficialmente. Lo mismo es cierto para otras actividades de construcción de vínculos y cultura. Es difícil reemplazar todas estas conexiones en tiempo real.

¿Cómo podemos aprovechar al máximo la comunicación asíncrona?

A pesar de los comentarios indiferentes sobre «reuniones que podrían haber sido correos electrónicos», dar este salto deja de sernos tan fácil. Algunos consejos que nos podrían  ayudar a reducir los malentendidos y aprovechar al máximo la comunicación asíncrona podrían ser:

  1. Elijamos el método correcto.

El correo electrónico no es tu única opción. Hoy en día, la comunicación asíncrona también puede ocurrir usando:

  • Mensajes instantáneos.
  • Mensajes de video grabados.
  • Documentos y comentarios compartidos.
  • Actualizaciones en plataformas de gestión de proyectos.
  • Tómese un tiempo para pensar qué se adapta mejor a su mensaje. Por ejemplo, un tema que requiere alguna explicación y demostración (pero no requiere una reunión en vivo) se puede resumir en un breve esquema, infografía, video etc.
  1. Usemos “emojis” o “emoticonos” para transmitir nuestro punto de vista.

Las señales no verbales son difíciles de incorporar en varios métodos de comunicación asincrónica, razón por la cual los “emojis y /o emoticonos” son tan útiles para evitar que las personas malinterpreten el significado de un mensaje.

De hecho, un estudio encontró que la misma parte de nuestro cerebro que procesa las expresiones faciales también procesa los emojis.

  1. Creamos un espacio centralizado.

Por muy dignas que sean las reuniones, la necesidad de buscar en interminables hilos de correo electrónico también puede ser frustrante, y podríamos demostrar que los correos electrónicos abrumadores aumentan nuestros niveles de estrés.

Es mejor tener un lugar centralizado para que las personas nos podamos comunicar sobre temas determinados, como canales de hilos dedicados, documentos compartidos o tableros de “Project manager” etc. para colaborar en ciertos proyectos o campañas.

De este modo nos facilita que las personas podamos ver el estado actual y obtengamos todo el contexto que necesitamos, sin perder tiempo desplazándonos y buscándolos.

  1. Creemos puntos y acciones de comunicación.

Es probable que nuestro equipo ya tenga algunas convenciones de comunicación para las reuniones en persona que han sido modificadas y mejoradas por las normas culturales: pensemos en cosas como dejar de interrumpir o terminar las conversaciones recapitulando los elementos de acción.

La comunicación asincrónica también merece algún tipo de sistema y código cultural. Esto podría incluir reglas como dejar comentarios en los documentos en lugar de editarlos directamente o usar etiquetas uniformes para indicar el estado o la urgencia.

Puede que nos tome un poco de tiempo encontrar lo que funciona mejor para todo el equipo. Pero poner en práctica estas acciones mantiene la consistencia y reduce la confusión.

  1. Solicitemos comentarios.

Finalmente, si nos preguntan cómo hacer que la comunicación asíncrona de nuestro  equipo sea aún más eficiente y efectiva, lo mejor que podríamos hacer es pedir la  opinión de todas las personas del grupo o equipo.

Seguro que podremos tener algunas sugerencias que no se nos habrían ocurrido por nuestra cuenta. Además, apreciaremos la oportunidad de opinar sobre cómo el equipo se comunica e interactúa entre sí.

Tal vez esa reunión podría haber sido un correo electrónico (o tal vez no, quién sabe).

Cuando tratamos de las quejas más comunes sobre las reuniones, el hecho de que sean completamente innecesarias las ubicamos entre los primeros de la lista, solo detrás de las reuniones que comienzan o terminan tarde.

Hay algo que podríamos decir para hacer el cambio de conversaciones en tiempo real a comunicación asíncrona. Pero esto deja de significar que pueda ser siempre la mejor opción.

En cambio, vale la pena recordar que la comunicación deja de ser igual para todos. Al determinar si un tema necesita una discusión en vivo o la podemos hacer de una manera menos intrusiva, pensemos en el contenido, nuestro objetivo y los participantes que necesitamos incluir en la misma.

Si podemos hacer todo esto, podremos encontrar el método más apropiado, sin mencionar que podremos empezar a ir eliminando la frustración (y los murmullos, cotilleos y demás entre las personas) que podrían ser el resultante de las reuniones que hemos ido realizando, y que quizás, realmente podrían haber sido realizadas mediante los correos electrónicos.

“El mundo que tendremos será el que seamos capaces de lograr” – José Mujica

 Podemos contactar  aquí o en LinkedIn.

Gracias por leer,  por compartir.

By  Ricard Lloria  @Rlloria

Bibliografía para realizar la entrada:

Bibliografía complementaria para ir conociendo el futuro del trabajo para el 2022:

Photo Credit: Imagen de Ansfoto en Pixabay 

Photo Credit: Imagen de Pexels  en Pixabay 

Licencia de Creative Commons
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