La importancia del control de inventario, la gestión de los KPI´s  y los recursos humanos dentro de la cadena de suministro en las PYMES.

La importancia del control de inventario, la gestión de los KPI´s  y los recursos humanos dentro de la cadena de suministro en las PYMES.

La importancia del control de inventario, la gestión de los KPI´s y los recursos humanos dentro de la cadena de suministro en las PYMES junto al entorno organizacional de hoy en día, nos encontramos con una situación repleta de volatilidad e incertidumbre, dónde confrontamos desde los responsables, directores de compras, contratación etc., (CPOs, SCM, CPL etc.) con nuestros proveedores, abastecedores con desafíos y oportunidades sin precedentes. Las organizaciones están bajo una creciente presión para reducir los costes de suministro, cuando además nos estamos encontrando que los precios de las materias primas están subiendo, es ahora que incluso cuando necesitamos aprovechar los proveedores para impulsar  nuestra innovación.

Mientras tanto, los titulares destacan los riesgos para la seguridad de los consumidores y la reputación organizacional de las cadenas de suministro mal que ahora mismo se están encontrando con falta de contenedores, incremento de los costes de las importaciones, los “time line” de entrega están siendo cambiados a términos mucho más amplios, en muchos y diferentes mercados, sectores etc.

“Verás que muchas de las verdades a las que nos aferramos dependen inmensamente de un punto de vista”  – Obi-Wan Kenobi

Dentro de la cadena de suministro es muy importante la parte de los recursos humanos que tenemos disponibles en la misma organización, es de ello la importancia de las personas que forman parte de toda ella, desde las personas que establecen los pedidos de compra, a las personas que aprovisionan analizando las desviaciones hasta las personas de reparto, transportistas, trabajadores de almacén para que todo sea como si se tratara de un solo núcleo cómo equipo que han de remar juntos bien “engrasados”, en este punto tenemos la importancia del control del stock a través del inventario dentro de las PYMES. (Aviso es una entrada larga de contenido para los lectores)

El control de inventarios ahora mismo es nuestro sistema que nos podrá permitir que una organización pueda gestionar las existencias que almacena. De esta forma, podremos saber qué tenemos como stock, identificar cuáles son los productos podríamos mover más rápido, cuáles son los que escasean, cómo es nuestra rotación y en cuáles podemos invertir más recursos para nuestro correcto almacenaje. Teniendo en cuenta los tiempos que han cambiado también por la falta de componentes para poder producir, y es cuando de nuevo aparece la sombra de volver a tener proveedores estratégicos y cerca que nos puedan suministrar más rápido, sin tener que depender de un país, o de un mismo proveedor. Es por todo ello que cada más tenemos en cuenta la importancia del control de inventario, la gestión de los KPI´s y los recursos humanos dentro de la cadena de suministro en las PYMES

Tener claro los objetivos. Estos objetivos los podemos tener relacionados con la función del inventario. Es habitual que los podamos definir teniendo en cuenta la cantidad mínima y máxima de artículos en el almacén, así como registrar aquellos que no se mueven o que se deterioran, con el fin que podamos tomar una decisión sobre qué hacer con ellos, en caso por ejemplo que sean productos o stocks que sean casi obsoletos, si conocemos que hay un mercado que aún lo puede absorber siempre lo podemos vender a coste o incluso bajo coste, causando pérdidas en las mismas, pero teniendo beneficios en el coste de almacenamiento para tener a la vez más espacio físico, también que podamos contar con el personal y sistemas necesarios para proteger el inventario, entre otros ejemplos.

Por otro lado, también es importante que estos objetivos los podamos definir  considerando el comportamiento del mercado, ya que es posible que sea necesario hacer ajustes cuando una materia prima deje de ser suministrada, de existir, como ocurre en la actualidad con la escasez de muchas materias, si los clientes cambian sus necesidades o si la misma empresa se expande. Así que los objetivos dejan de ser estáticos, si no que responden a las exigencias del contexto del mercado, de las macroeconomías y de la polarización de los mismos.

La importancia de la creación de empresas que valoren las ideas, qué además nos ayudarán a proporcionar una colaboración, dónde además las personas que “dirigen” podremos intentar definir la cultura de la propia organización para conseguir definir las estrategias dentro de la empresa, como podrían ser la mejora de los procesos. Hace justo 4 años y poco más hablamos de la Creación de una cultura de Colaboración dentro de la Organización, para poder ver la importancia que tiene también dentro del control de inventario, la gestión de los KPI´s  y los recursos humanos dentro de la cadena de suministro en las Pymes.

Es importante también crear planes de contingencia con procesos, procedimientos y etapas bien explicadas, así como normas que podrán ser obligatorias. Esto nos puede permitir que cumplamos con procedimientos que nos aseguran el cuidado de las mercancías, así como un buen flujo de ventas, la misma gestión y la prevención en todos los sentidos. Por todo ello es muy importante que podamos tener en cuenta cuando decimos que “Cuidemos las relaciones, mantengamos nuestros contactos, proveedores y colaboradores.”

Si ya tenemos establecidas las políticas, entonces podremos empezar a armar planes y normas que las respalden. Son acciones a corto, mediano y largo plazo; normas para el costo de almacenamiento o mantenimiento de las existencias. Más adelante podremos ver cómo los podemos gestionar.

La mejora de los procesos y la Optimización en la rotación del inventario para aumentar el retorno de la inversión

La cadena de suministro consiste en una amplia red de socios, personas, empresas que interactúan en todos los niveles dentro de las organizaciones. El hecho de dejar de dar al término “cadena de suministro” una definición suficientemente amplia puede hacer que una organización adopte un enfoque miope en sus operaciones. La cadena de suministro es una red de organizaciones, empresas que comprenden a sus proveedores, sus colaboradores, clientes de la empresa, externos e internos si estos últimos existen.

¿Cuál es el índice de rotación de inventario?

El índice de rotación de inventario es una medida de cálculo para conocer cuántas veces hace la rotación nuestro producto, stock en nuestra empresa  o lo que lo mismo cuántas veces vendemos nuestro inventario promedio en un período de tiempo determinado, durante el año. La forma más sencilla para calcular las rotaciones de inventario es dividir el Coste de las Ventas de los últimos 12 meses entre nuestro Valor de inventario.

Para la mayoría de las empresas pequeñas y medianas (PYMES), nuestra mayor inversión financiera es, a menudo, el inventario. Cuanto menos dinero porque lo hemos invertido en el inventario, más el dinero que tenemos a nuestra disposición para otras necesidades. Una vez optimizado el inventario podremos tener un mayor retorno de la inversión, un mejor flujo de efectivo y más capital, que en última instancia nos conducirá a una mayor rentabilidad. Podríamos decir que nos será esencial que las rotaciones de inventario las utilicemos como un indicador clave de rendimiento de nuestra operación, de esta manera podremos monitorear constantemente, de manera más rápida podremos tener nuestra visión de cómo está la organización, empresa en el momento presente. Por todo ello nos será fundamental que podamos entender la importancia del control de inventario, la gestión de los KPI´s  y los recursos humanos dentro de la cadena de suministro en las PYMES.

Por otro lado, la rotación de inventario más alta deja de ser a costa del nivel de servicio deseado de la organización. El objetivo de cualquier operación eficiente de suministro, de compra es tener el mayor orden de pedidos posible llegando con el nivel más bajo posible de inventario. Nos puede ser difícil el hecho que podamos mantener un inventario equilibrado debido a que estos dos factores trabajan unos contra otros.

Muchas operaciones de compra y abastecimiento con alta rotación de inventarios logran este estatus a costa de la reducción de las ventas y, como consecuencia, dejamos de darnos cuenta de lo mucho que estamos perjudicando dentro de las organizaciones, de las PYMES. Por este motivo es de suma importancia que el nivel de servicio deje de verse comprometido en la búsqueda dentro de una organización para elevar la rotación de inventarios a niveles más altos. De todo ello es importante tener claro los motivos, objetivos por los cuales decidimos hacer o tener rotación de inventarios, stocks en la cadena de suministro de cualquier PYME.

Si bien es difícil para muchas empresas para que consigamos este acto de equilibrio entre sí, hay 3 pasos que protegeremos tanto en las rotaciones de inventario y nuestro terraplén de órdenes o pedidos de compra.

Los 3 pasos que podríamos recomendar para mejorar nuestra rotación de inventarios, de stocks y los pedidos de compra de suministro podrían ser:

  1. Protejamos nuestros ‘motores’  objetos en movimiento de forma rápida: Una de las situaciones críticas, malas es que muchas organizaciones, empresas a menudo nos quedamos sin nuestros stocks, productos por un movimiento rápido de stocks de los mismos. Causados por la medición de la demanda ineficiente, los puntos de re-orden equivocados e inapropiados por la frecuencia de los pedidos de compra, son algunos de los muchos factores que contribuyen a este grave error. El cuidado extremo es asegurarnos que dejemos de quedarnos fuera, porque nuestros productos se estén moviendo rápidamente, en pocas palabras, que nos provoque una rotura de stocks.
  2. Aumentamos la frecuencia de los pedidos: Una manera fácil de mantener nuestro inventario bajo, es aumentando nuestra frecuencia de órdenes de compra. Siempre nos podemos encontrar que hay retos asociados con este objetivo, pero si podemos negociar con nuestros proveedores y realizar los pedidos con más frecuencia, esto nos ayudará a mantener nuestro inventario bajo. Si es verdad que a veces dependiendo de los tiempos de recibo de productos, podemos hacer acopio de stocks para tener un stock de seguridad más amplio, más en épocas dónde hay una gran demanda y poca oferta.
  3. Eliminemos el inventario obsoleto: Es importante para nosotros que no mantengamos una gran cantidad de inventario o stock obsoleto. La obsolescencia es un asesino para muchas empresas dentro de una rotación de inventarios y la perspectiva dentro de tener un flujo de efectivo. El inventario obsoleto lo venderemos a un precio reducido, o a coste de producto, incluso dependiendo de la obsolescencia, hay veces que es hasta mejor venderlo bajo precio de coste, aunque tengamos pérdidas, tendremos más perdidas si no lo vendemos nunca, porqué es cuando su valor lo podemos convertir en dinero en efectivo, así lo podemos invertir en otros productos, materias y / o en otras áreas de la empresa que está en movimiento.

En muchas organizaciones, empresas nos centramos demasiado en el lado de las ventas de la empresa y no prestamos la suficiente atención a la gestión de inventario o cadena de suministro, ya que si lo miramos bien este puede ser el 70-85% del inmovilizado de la misma a términos contables y financieros.

Así que preguntémonos…

¿Nos hemos asegurado que nuestros parámetros dentro de los sistemas que tenemos configurados, estén bien, para un inventario equilibrado?

¿Hemos proporcionado a nuestro equipo de gestión de inventario el suficiente entrenamiento, conocimiento? O ¿tenemos que aceptar los resultados mediocres? ¿Qué estamos tratando de hacer para mejorar?, para que podamos con nuestros sistemas (SAP, ERP, MRP, Excel etc.), recursos y capacitación ir hacía la excelencia.

Todo lo anterior favorece que se elijan los sistemas y procedimientos que mejor se adaptan a las exigencias del inventario de cada empresa para gestionar máximos y mínimos, tener un control de entradas y salidas, además de crear estadísticas que permitan calcular las existencias en el futuro con el apoyo de análisis y registros de rendimiento.

A partir de la base que lo que podrían ser un claro ejemplo de los Kpi´s de la cadena de suministro al completo, para ello, los enumeramos para ver la gran cantidad de puntos a analizar, dónde la intervención del ser humano siempre está presente, dejamos de poner  las formulas porqué ya existen libros de texto, cursos, webs, como digo humildemente, cada maestrillo tiene su librillo y más cuando llevas muchos años realizando el mismo trabajo:

La importancia del control de inventario, la gestión de los KPI´s  y los recursos humanos dentro de la cadena de suministro en las PYMES.

Para entender un poco de lo siguiente sin ser expertos, podríamos decir que la palabra logística proviene del término “logistikos”, término usado en el siglo VII A.C., que significa “diestro en el cálculo” o “saber calcular”. En Grecia en el año 489 A.C., ya se usaba la palabra logística, y esta definía el “hacer algo lógico”, fue introducida en Europa por el barón de Jomini en su obra titulada Compendio del arte de la guerra o Précis de l’Art de la Guerre: Des Principales Combinaisons de la Stratégie, de la Grande Tactique et de la Politique Militaire como una de las tres partes del arte de la guerra ” La tercera (parte del Arte de la Guerra) es la logística o el arte práctica de mover los ejércitos, los pormenores materiales de las marchas y formaciones y el establecimiento de los campamentos y acantonamientos sin atrincherar, en una palabra la ejecución de las combinaciones de la estrategia y la táctica sublime

La importancia de los Kpi´s en la fase de Compras o abastecimiento que podemos tener en cuenta son:

1. La rotación del Inventario del Producto Terminado.
2. Las roturas de Stock de las Materias Primas no Planificadas.
3. Los errores de previsión de demanda que nos podamos encontrar.
4. La rotación del Inventario de las Materias Primas.
5. El coste medio de pedido u orden de compra.
6. El plazo de aprovisionamiento o de llegada de la mercancía (Lead Time).
7. El coste porcentual de las materias primas sobre el total de ventas.
8. El plazo medio de pago que tengamos estandarizado.
9. El cumplimiento de plazos en tantos (%).
10. El coste del transporte medio unitario.
11. El porcentaje del coste de transporte sobre las ventas.
12. Mix de Carga (Volumen por el medio de transporte usado entre el volumen total expedido por el 100%).
13. El porcentaje de errores que podamos tener en facturación.
14. Coste por Kilómetro.
15. Coste de transporte por kilogramo movido y por modalidad.
16. Porcentaje de coste de transferencias internas sobre el total.
17. Entregas a tiempo (%).
18. Envíos no planificados (urgentes %).
19. Envíos por pedidos.
20. Rotación de Inventario de Materias Primas.
21. Entregas Completas.
22. Documentación sin problemas.
23. Costo medio de gestión de pedidos.
24. Tiempo del ciclo de pedido.

Aquí podríamos poner todos los KPI´s de Producción dependiendo del sistema que se usara tanto para la producción como el aprovisionamiento, si se usa los métodos LEAN, Kaizen, Kaiden, etc…

Los tipos de indicadores de gestión, conocidos como KPI aportan información que muestran cuál es la evolución que está teniendo un proceso, un área o una organización, estos pueden ser cualitativos o cuantitativos. Estos los podemos empezar creándolos de la siguiente forma:

  1. Definición de indicador

2. La importancia de los indicadores de gestión (KPI´s):

Los indicadores de gestión tienen funciones como las siguientes:

  • Nos puede proveer información de alerta temprana a los interesados.
  • Nos ayuda a valorar tendencias con relación a metas para los objetivos establecidos.
  • Nos puede ayudar a anticipar tendencias, minimizando el impacto de situaciones no deseadas.

Al definir los indicadores de gestión, podemos estar conscientes  que deja de existir el indicador perfecto, ya que cada organización, empresa es diferente la una a la otra.

3. Beneficios del proceso de medición a nivel empresarial y organizativo

Algunos beneficios del proceso de medición pueden ser los siguientes:

  • Identificamos las oportunidades de mejora en áreas funcionales.
  • Fomentamos la visión de la organización y/o empresa.
  • Medimos el retorno de la inversión (ROI)
  • Medimos y mejoramos la satisfacción del cliente.
  • Brindamos evidencia por la que hemos mejorado en un proceso, área o unidad.
  • Mejoramos la visibilidad sobre la situación de la organización empresa, basada en datos objetivos.
  1. Los tipos de indicadores según nuestra temporalidad, una forma de diferenciarlos es por la “temporalidad” de los productos, servicios, materias primas etc., podemos hablar de 3 tipos de indicadores:
  • Los preindicadores: son los que utilizamos para anticiparse a los hechos.
  • Los indicadores concurrentes: son aquellos que establecemos también por adelantado, pero que evolucionan mientras transcurre la “acción”.
  • Los indicadores terminales: sólo podemos realizarlos al terminar con los “hechos” que estamos mediendo.

5. Los tipos de indicadores de gestión comunes, que nos podemos encontrar son:

A. Los indicadores de eficiencia:

Este indicador nos puede relacionar los recursos invertidos o utilizados con el resultado obtenido.

Los indicadores de eficiencia nos ayudan a medir la productividad y cómo afectan los costes sobre la producción de bienes o servicios dentro de la organización, empresa.

Otros ejemplos de este tipo de indicador que nos podemos encontrar, son los siguientes:

  • tiempo de fabricación de un producto o servicio;
  • razón de piezas logradas por hora;
  • el índice de rotación de inventarios.

B. Los indicadores de eficacia:

Nos ayudan a medir el grado en que se realizan las actividades planificadas y se logran los resultados esperados. Es una comparación entre logros versus metas.

También podemos ver a los indicadores de eficacia, como los relacionados con las razones que indican capacidad o acierto en la consecución de tareas y trabajos.

C. Los indicadores de planeación:

Estos miden las diferencias entre la planificación y lo que se ha ejecutado, con respecto a la potencialidad, para comparar a la empresa con la competencia, aplicando el Benchmarking entre otros.

D. Los indicadores de evaluación:

El propósito es que podamos analizar el rendimiento que se obtiene de la realización de una tarea o actividad, con el fin de detectar puntos de mejora.

E. Las otras clasificaciones de indicadores puede ser:

Al existir diferentes clasificaciones, debes tener presente que lo importante es tener claro los objetivos al diseñar indicadores y evaluar su actualización periódicamente. Se utilizan para realizar el monitoreo de los procesos y de las actividades que se ejecutan, con el fin de lograr los productos específicos de un programa.

6. Los indicadores por áreas funcionales

Podemos tener en cuenta la definición de indicadores para áreas como las siguientes:

  • Dept. de Marketing, comercial y ventas. Medir en estas áreas es esencial para empresas de ventas “retail”, comercializadoras y de servicios.
  • Dept. de Contabilidad y finanzas. Toda organización, empresa en funcionamiento estable u óptimo, puede hacer seguimiento a los indicadores financieros. Estos nos enseñan a darnos cuenta de la “salud” financiera, lo que constituye un pilar para el crecimiento sostenido para la propia organización.
  • Dept. de Producción y operaciones. Según el tipo de organización, empresa, indicadores relacionados con la realización del servicio o del producto y la logística involucrada, son necesarios para controlar el desempeño.
  • Dept. de Recursos humanos. Podemos resaltar la importancia de medir aspectos como el clima laboral, la fidelidad del colaborador, el retorno de la inversión en capacitación, aprendizaje colaborativo dentro de la empresa, aprendizaje del equipo, entre otras variables.
  • Las otras áreas que demandan seguimiento con base en métricas pueden ser: gestión de la calidad, análisis del entorno, gestión de la innovación, etc.

Una organización, la empresa en funcionamiento óptimo podrá desarrollarse un sistema de indicadores, apoyándonos en herramientas de gestión para facilitar la recolección de datos y los cálculos correspondientes a la misma.

7. Ejemplos: indicadores para fidelizar clientes

En el área comercial, marketing y ventas existen muchos tipos de indicadores para analizar el grado de fidelización y satisfacción de los clientes (internos y externos):

a) Índice de promotores netos:

Este indicador, es conocido como Net Promoter Score (NPS), nos permite obtener información y gestionar la lealtad emocional de los clientes y medir su grado de fidelización hacía nuestros productos.

   NPS = % promotores – % detractores

b) La Tasa de deserción (TD):

El indicador NPS es uno de los índices de satisfacción de cliente más aceptados. Sin embargo, no es suficiente para sacar conclusiones definitivas sobre la fidelidad de los clientes, ya que podemos contar con la tasa de deserción por los cuales nos dejan de comprar:

TD = [(CP – NC) / CI] x 100

Donde cada uno es:

  • TD: tasa de deserción.
  • CP: clientes perdidos al final del período.
  • NC: nuevos clientes en el periodo.
  • CI: clientes al principio del periodo.

En cuanto a la distribución y logística podríamos además sumar los siguientes KPI´s:

  1. Productividad en volumen de producto o stock movido.
  2. Productividad de entradas al almacén sobre el coste de la mano de obra
  3. Productividad de salidas del almacén sobre el coste de la mano de obra
  4. Productividad referente a unidades logísticas procesadas durante el proceso de «picking».
  5. Porcentaje de utilización del espacio en el centro de distribución o almacén.
  6. Unidades procesadas por metro cuadrado.
  7. Relación porcentual entre los costos de operación del CEDI (centro de distribución es una infraestructura logística en la cual se almacenan productos y se dan órdenes de salida para su distribución) y las ventas.
  8. Plazo de envío al o desde el centro de Distribución, almacén o almacenes.

En este punto es cuando podríamos hablar de los distintos tipos de control de inventarios.

La importancia del control de inventario, la gestión de los KPI´s  y los recursos humanos dentro de la cadena de suministro en las PYMES.

Los 6 tipos de sistemas de control de inventarios que podemos hacer podrían ser los siguientes:

  1. Método ABC.
  2. Método PEPS (Primero Entra, Primero Sale).
  3. Método EOQ (Economic Order Quantity).
  4. Método UEPS. (Últimos en entrar primeros en salir)
  5. Conteo de existencias o stock cíclico o de forma cíclica.
  6. Método del precio ponderado.

1. Método ABC (YXZ)

Este método se basa en el método ABC, que nos consiste en calificar nuestros stocks, productos, materias primas,  mercancías según la cantidad y el valor que representan, con cada una de estas categorías:

  • Artículos A: Son los que nos representan el 20 % del inventario y, aunque podrían tener una baja frecuencia de ventas, son el 80 % de nuestro valor en el stock. 
  • Artículos B: Son el 40 % del total y representan el 15 % del valor, mientras que sabemos que su frecuencia de ventas es más bien moderada.
  • Artículos C: Son parte del resto del 40 % y también los menos costosos del inventario, con apenas el 5 % de su valor. Además, es la mercancía que más rota al tener un alto grado de venta dentro de la misma empresa, organización.
  • Artículos YXZ: serían los artículos que podríamos “subclasificar” dentro de cada y uno de los artículos anteriores clasificados en el ABC, según nuestras necesidades dándoles nuestros porcentajes de importancia a la hora de gestionar los stocks con su correspondiente control, análisis y decisiones para regularizar etc.

Gracias al método ABC, podemos identificar de forma sencilla todos los artículos con mayor impacto económico y financiero, para poder poner la atención, análisis, seguimiento de los que merecen cada artículo a nivel económico y de costos de almacenaje. También podría ser importante que sepamos que los porcentajes dejan de funcionar de esta manera, porque cada organización, empresa tendrá un inventario con diferentes jerarquías dentro de las mismas categorías de stocks.

2. Método PEPS (Primero Entra, Primero Sale).

El método PEPS, funciona al identificar los primeros artículos que ingresan al inventario para que sean los primeros en venderse, también método (FIFO, first In first Out). Es ideal usarlo cuando tenemos la existencia de productos y mercancía perecedera, para evitar que se mal “hagan”, podemos permitir que tengan una rotación constante.

3. Método EOQ (Economic Order Quantity).

Se llama EOQ (Economic Order Quantity) las siglas en inglés que significan cantidad económica de pedido; se basa en encontrar el punto en el que los costos por pedir un producto y los costos por mantenerlo en inventario son iguales. Debería basarse en que la demanda es constante y conocida, el uso del inventario es frecuente y los pedidos llegan en cuanto el inventario se agota. La idea es que siempre se mantenga el mismo nivel de inventario al hacer el pedido oportuno de la cantidad económica de pedido.

4. Método UEPS (Últimos en entrar primeros en salir), LIFO (Last In, First OUT).

A diferencia del PEPS, consiste en dar salida primero a todos los productos, materia prima o mercancía que entro de último al inventario dejando al final aquella que entro de primero a la hora de realizar las ventas, salidas de stock. Es un método que puede ser perfecto para empresas que dejan de tener un inventario muy grande ni artículos con fecha de caducidad. Una de sus ventajas es que los costos de los productos que se vendan reflejarán un costo más reciente a nivel de ventas como en la cadena de suministro completo.

5. Conteo de existencias o stock cíclico o de forma cíclica.

Este método implica hacer un conteo de stock de forma regular de una parte de las existencias y se puede completar con el ABC, ya que a cada clase se le asigna una frecuencia de conteo de los stocks distinta. Mejora la exactitud del control del inventario, ya que podemos encontrar inconsistencias a tiempo, sin tener que contarlo todo cada vez. Esto normalmente lo podemos hacer de forma trimestral, contando diferentes productos de distintas referencias cada vez según nuestro ABC junto al XYZ.

6. Método del precio ponderado.

Este, en lugar de tomar los precios más bajos, se basa en un promedio sin importar su fecha de entrada o de salida. Tiene una fórmula sencilla: se multiplica cada precio por el número de unidades que existen a ese precio. Luego ese resultado se suma y se divide entre la suma del total de unidades. Eso se repite con cada lote.

Además de seleccionar el sistema de control de inventario que mejor se adapte a las necesidades, es importante seguir algunos consejos para que no se convierta en una tarea desordenada o con un seguimiento deficiente. 

¿Cómo podríamos implementar un sistema de control de inventarios?

Según los controles podríamos hacer los siguientes pasos de forma sistemática para que podamos hacer los controles de inventario, la gestión de los KPI´s  y los recursos humanos:

1. Clasificamos los inventarios.

Sin importar cuál podamos o queramos elegir, es importante que podamos tener un método que nos permita organizar nuestro inventario y nuestras existencias de una forma ágil, que atienda a las necesidades de nuestra organización, empresa y que sea escalable en caso de que nuestro almacén crezca.

2. Elijamos la frecuencia de revisión de inventario.

Este punto nos puede permitir estar al tanto de las mercancías dañadas o que necesitan moverse para no generar pérdidas, como es el caso de los productos perecederos, los productos caducables o de obsolescencia. A nivel general, podríamos decir que existen dos métodos para este proceso:

  • Inventario perpetuo, que exige una revisión diaria.
  • Inventario periódico, que define una frecuencia para hacer la revisión. Puede ser semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral o anual (poco recomendable, aunque si es casi obligatorio a final de año, incluso a final de ejercicio contable) 

3. Definamos los mínimos y máximos del stock que queremos tener.

Los datos históricos nos ayudarán a establecer estos números. Al basarnos en la  información en tiempos anteriores, nos pueden ayudar a prevenir la duración promedio de ciertos artículos y, así, saber cuántos podemos tener en existencia para cumplir con la demanda. Ejemplo son los equipos de climatización en épocas calurosas.

4. Si hacemos seguimiento de las ventas, podemos ir ajustando las compras, así como el generar políticas de venta y de compra para los productos con caducidad u obsoletos.

Podemos referirnos en que comparemos, regularmente, lo que vendemos con lo que tenemos en el almacén o almacenes. Si lo hacemos de manera regular, nuestro sistema de control de inventario funcionará mejor porque podremos identificar rápidamente oportunidades de precios especiales o lo que cuesta más mover entre nuestros clientes. Para poder tomar decisiones sobre los productos que tienen la rotación ideal. Nos puede ayudar también a la hora de tomar mejores decisiones de compra, de contratación de proveedores o de innovación de productos.

5. Asegurémonos que la información de nuestro inventario está actualizada cada vez en periodos más cortos.

Este es uno de los motivos por el cual puede ser muy importante para nosotros, para poder contar con una herramienta que te permita automatizar ciertos procesos y que nos dé información actualizada, cada vez que lo requieras. Un software, como alguno de los que mencionaremos más adelante en este artículo, se convertirá en tu gran aliado en este ámbito.

6. Recuerda los picos de demanda.

Nuestro sistema de control de inventario podría ayudarnos en esto también: que tengamos en nuestros planes y estrategias de venta las fechas en que los productos serán más demandados. No solamente durante fin de año, sino también teniendo en cuenta el comportamiento del mercado. El seguimiento a tu inventario te arrojará algunos patrones interesantes que te avisarán si es momento de volver a surtir o agilizar ventas.

Diferentes Software de control de inventarios para pymes que nos podemos encontrar actualmente en el mercado tecnológico:

  1. AS400
  2. Citrix
  3. SAP
  4. Dynamics365.
  5. Cin7.
  6. Unleashed.
  7. Orderhive.
  8. Podríamos decir muchos más ejemplos porqué los hay de muy buenos y adaptables a nuestra necesidad dentro de la PYME.
  1. Utilicemos las métricas para impulsar el éxito organizacional.

El conjunto adecuado de nuestras métricas pueden proporcionarnos la información sobre el estado de la salud de cada proceso dentro de la cadena de suministro principal, podemos identificar  las áreas problemáticas en las que enfocarnos. Utilicemos eficazmente la medición como una herramienta de gestión al describir cómo elegir las métricas que realmente nos permitan la estrategia empresarial y organizacional, de esta forma apuntaremos a impulsar los comportamientos y acciones deseados a la hora de producir.

Ahora es el momento de actuar. Las empresas de todo el mundo se están centrando en encontrar oportunidades de cadena de suministro de extremo a extremo, en oposición a la logística, para así  continuar desarrollando la cadena de suministro, esto incluye el trabajar desde los departamentos de I+D+I junto a los proveedores como partners de negocio, el hacer llegar a tiempo los productos para dejar de tener paradas de suministro, de aprovisionamiento, de producción etc.

Si tomamos la siguiente tabla como un punto de partida del coste de personal sólo en la cadena de suministro extrapolable a muchas otras áreas de las organizaciones, nos podemos dar el alcance que podemos obtener tanto a corto, medio y largo plazo.

Actividad

Tema

Cálculo

Recursos Humanos SCM de la empresa

Ingresos de capital humano

Ingresos / (Equivalente al tiempo completo de cada trabajador (ETC) )

 

ROI del capital humano

(Ingresos – (gasto – coste total de mano de obra)) / coste total de mano de obra

 

Capital Humano Valor Añadido

(Ingresos – (gasto – coste total de mano de obra)) / ETC

 

Coste de Capital Humano

Coste promedio de salario, beneficios, ausencia, facturación y contingentes

   

Costes de recursos humanos / ETC

   

Nómina / ventas

   

Costes laborales / costes totales

   

Costes laborales / ingresos totales

 

Valor económico humano agregado

Valor Económico Agregado VEA = (Retorno sobre el Capital – Costo del Capital ) x ( Capital invertido)

   

Valor Económico Humano Agregado VEHA = VEA / ETC

 

Valor añadido del mercado humano

Relación entre el valor de mercado y el valor contable / ETC

 

Personal ejecutivo

Ejecutivo y técnico ETC / ETC totales

 

Mano de obra directa

Mano de obra directa ETC  / ETC totales

Contratar o reclutar

Coste

Coste total de contratación en el período / número total de contrataciones en el período (coste por alquiler)

   

Presupuesto / Coste real

 

Cantidad de contrataciones

Número de contrataciones adicionales

   

Número de reemplazos

 

Selección

Número de contrataciones / Número total de candidatos

 

Tiempo para llenar trabajos

Tiempo transcurrido entre la recepción de la demanda de contratación y la contratación

Actividad

Tema

Cálculo

 

Contrataciones internas

Número de contrataciones internas / número total de contrataciones

 

Calidad

Número de personas contratadas después de un año / número total de contrataciones en el período

Formación

Coste

Coste de formación / nómina

   

Coste de formación / número total de empleados

   

Presupuesto / Coste real

   

% Del presupuesto de recursos humanos dedicado a la formación

 

ROI de formación

Rentabilidad de la inversión en formación

 

Participación

Promedio de horas de formación por empleado

   

Horas de entrenamiento por función, trabajo, grupo de edad etc.

   

Número de empleados formados / número total de empleados

   

% De empleados que han pasado por la capacitación

 

Cursos de formación

Número de cursos ofrecidos

   

Número de cursos implementados

 

Certificados de formación

Número de empleados que completan programas de MBA patrocinados

   

% De empleados alcanzan la competencia después del entrenamiento.

 

Tasa de penetración de la formación

Número de empleados que completan un curso / número total de empleados

Salario

Promedio salarial

Nóminas anuales / promedio anual ETC s

 

Relación de crecimiento salarial

Porcentaje anual de crecimiento de la empresa y del sector empresarial

 

Aumento de sueldos o salarios por empleado

Salario medio por año del año en curso y beneficio por empleado – salario medio por año y beneficio por empleado

 

Crecimiento del poder adquisitivo

Índice de salarios / índice de precios

 

Jerarquía salarial

Salario promedio de las categorías mejor pagadas / Salario promedio de la categoría menos remunerada

 

Tiempo de ciclo para procesar la nómina

Días necesarios para procesar la nómina

 

Pagos extemporáneos de la nómina

Número de pagos que no se realizan o se realizan con retraso a los empleados / pagos totales a los empleados

 

Errores de pago como % del desembolso total de la nómina

Valor de los errores de pago / nómina total

 

Pagos manuales de la nómina

Pagos manuales de la nómina / la nómina total

 

Promoción

Número de promoción anual / número total de empleados

Clima social

Volumen de negocios

Número de separación anual / número total de empleados

   

Coste de la facturación

 

Resignación

Número total de renuncias anuales / número total de separaciones anuales

 

Estabilidad

Número de empleados presentes después de x meses / Número de empleados x hace meses

   

Antigüedad media de los empleados

   

Pirámide de edad

 

Clima

Porcentaje de empleados calificando en quintil superior de encuesta de satisfacción

   

Porcentaje de empleados calificando en el quintil superior de la encuesta de cultura y clima

   

Porcentaje de empleados comprometidos con la visión corporativa y dispuestos a permanecer por lo menos 3 años más

Tiempo de trabajo y ausentismo

A través del tiempo

Promedio de horas extras por persona.

 

Absentismo

Número de horas de absentismo en el período / horas de trabajo totales en el período

   

Tiempo total perdido por trabajo hasta tarde

 

Gravedad

Duración total de ausencias / Número total de empleados

   

Duración total de ausencias / Número total de ausencias

   

Número de ausencias / Número total de empleados

   

Número de ausencias / número total de empleados

Actividad

Tema

Cálculo

Conflicto

Frecuencia

Número de huelgas

 

Extensión

Número de personas que siguen la huelga

   

Número de trabajadores en el período

 

Intensidad

Número de horas o días de trabajo perdidos

   

Número de horas o días de trabajo perdidos / número de huelguistas

Actividad

Tema

Cálculo

Salud y seguridad

Accidente en el trabajo

Crecimiento del número de accidentes de trabajo

   

Total, menor, grave y fatal índice de accidentes

   

Índice de frecuencia con discapacidad permanente: número de accidentes con incapacidad permanente / número de horas de trabajo x 1000000

   

Índice de gravedad del accidente con discapacidad temporal: Número de días de descanso / número de horas de trabajo x 1000

   

Número de no conformidad de seguridad

   

Número de no-conformidad de seguridad resuelta

   

Porcentaje de acciones correctivas cerradas dentro del plazo especificado.

   

Número de muertes x 100.000 horas trabajadas

   

Número de accidentes notificados x 100.000 horas trabajadas

   

Tiempo perdido (en horas) debido a accidentes no fatales

   

Tiempo perdido (en horas) debido a accidentes (incluyendo muertes)

 

Cuidado de la salud

Costo de la atención médica por empleado

 

Formación

Porcentaje de personal con capacitación en salud y seguridad.

   

Total de horas en formación en seguridad y salud

   

Rendimiento actual de la capacitación y el desarrollo = aumento de la productividad y la contribución al conocimiento / costes de capacitación

 

Costes

Costes de prevención de salud y seguridad

 

Productos

Número de productos / servicios evaluados por impacto en salud y seguridad / número total de productos almacenados

Outsourcing

Costes

Salario y beneficios de los empleados / coste de los trabajadores subcontratados y subcontratados

   

Mano de obra fija a mano de obra total = costes laborales fijos (incluidos los beneficios) / costes laborales totales (incluidos los beneficios)

Y todo lo que hemos visto puede fallar si las personas fallamos, por muchas previsiones de futuro de trabajo hagamos, herramientas, curaciones de contenido, aprendizaje colaborativo si durante el trayecto  perdemos las maneras y las formas en el trabajo, si no usamos la auto-aceptación para aprender del pasado, por todo ello, si queremos ir optimizando las rotaciones, diseñaremos a medida nuestras propias Kpi´s para poder de esta modo tener una visión rápida y contundente, sino fallaremos de nuevo.

“Los cinco dedos separados son cinco unidades independientes. Ciérralos y el puño multiplica la fuerza. Ésta es la organización”. –  James Cash Penney

Podemos contactar  aquí o en LinkedIn.

Gracias por leer,  por compartir.

By  Ricard Lloria  @Rlloria

Bibliografía para poder realizar esta entrada:

La mejora de los procesos y la Optimización en la rotación del inventario para aumentar el retorno de la inversión

Cuidemos las relaciones, mantengamos nuestros contactos, proveedores y colaboradores

Control de inventarios: definición, importancia y sistemas – Por Johanna Rodriguez

Wikipedia Logística Militar

Cinco fuerzas de Michael Porter, W. Edward Deming, Six Sigma y la ISO.,DMAIC,el Lean Six Sigma.

¿CUÁLES SON LOS TIPOS DE INDICADORES (KPI)?

Bibliografía extra:

Fuente sobre estrategia de negociación:: Las 12 Leyes de la negociación – Alfred Font Barrot. Editorial Conecta 2013 – ISBN 9788415431497

Las 12 leyes de negociación – El arte de negociar

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Un comentario en “La importancia del control de inventario, la gestión de los KPI´s  y los recursos humanos dentro de la cadena de suministro en las PYMES.”

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