Nuestros espacios libres en las organizaciones.

beach day by Erean - c

“Nunca encontrarás un arco iris si estás mirando hacia abajo”.  Charlie Chaplin

Cada vez que empezamos a escribir, intentamos recordar algo que hayamos vivido en algún periodo de nuestras anteriores etapas, a veces para que nuestra creatividad la podamos llevar acompañada de la propia experiencia, necesitamos ir a buscarla, muchas veces recurro a mi humilde “biblioteca o curación de contenidos en Scoop it,” que llevo realizando desde hace un poco más de 4 años, junto a las lecturas diarias que cada mañana salen a través de la propia red, es por ello que el otro día revisando anteriores lecturas me encontré con el siguiente artículo, Span of control – 5 Things Every leader should know de Mike Myatt.

Esto me recordó a una reunión que tuve hace escasas semanas dónde la organización tenía a su vez  lugares dónde podríamos hacer un recorrido con nuestros espacios vacíos, esos espacios que muchos necesitamos para crear, para poder parar, planificar, pensar, producir más, para imaginar, para un sinfín de actividades y cosas que necesitamos, para poder evaluar de forma que podamos tener una visión con el amplio más ancho de visión. También me recordó a otra reunión que tuve meses atrás a principios de año, invitado por uno de los miembros, para que fuera a recoger un apreciado libro, las dos organizaciones diferentes pero con un denominador en común.

A veces el espacio libre o en blanco puede ser físico o mental, o los dos a la vez. El tener un espacio libre o en blanco, tampoco significa estar todo el tiempo en él, dado que también lo podemos usar para concentrarnos libres de “ruidos o interrupciones” para realizar una acción de trabajo concreta dentro de la organización, normalmente pueden ser acciones sistemáticas de acción y tiempo repetidas cada x tiempo, ejemplo la introducción de 3000 referencias dentro de un sistema de ERP.

Si logramos un espacio de visión de 360º podremos tener una perspectiva más ancha, el que podamos tener más información, más puntos de vista, más opiniones, visiones tanto de los demás como nuestras.

Analicemos,  de forma breve, el valor del espacio en blanco, el espacio libre que podamos tener dentro de las organizaciones, trabajo o grupos, en lo que respecta a la “amplitud de control” de cada una de las actividades que queremos liderar, organizar, planificar o para crear ideas, si sentimos que el tema nos puede merecer una inmersión más profunda en cuanto al pasar de la idea a la acción. Aquí hay algo que quizás nos guste poco escuchar, pero definitivamente podríamos tomarlo en serio, si tenemos dificultades para ordenar nuestro mundo, quizás la culpa es de nosotros en vez de otros. Nos importa poco lo ocupados que estemos, pero sí nos importa lo que logramos; lo primero pocas veces nos conduce a lo último. Los responsables (podríamos incluir, desde responsables, jefes de departamentos, directores, incluso líderes) ocupados son unas cuantas docenas, pero los líderes altamente productivos  son poco comunes. Una de las cosas más fáciles para los responsables es morder más de lo que pueden masticar al mismo tiempo.

Ser multitarea nos puede implicar muchas acciones a la vez, pero al final nos toca ir priorizando para terminarlas todas casi a la vez, entonces es cuando decimos que tenemos una alta productividad.

Mientras que la mente de nuestros líderes pueden sentirse más cómodos estando orientados hacia el futuro, ellos solo pueden actuar en el aquí y ahora. El conocimiento y las habilidades requeridas para dominar cualquier esfuerzo solo ocurren cuando nos enfocamos en lo que estamos haciendo actualmente, en el aquí y ahora. Esta podría ser la definición de presencia,  solo cuando operamos en el presente ocurre la verdadera creatividad, la creación de ideas, de crecimiento e innovación. El problema de estar presente es que muchos responsables confunden esto con tener que hacer todo por sí mismos.

¿Alguna vez hemos interactuado con alguien que trata con el silencio de la otra persona intentando saltar y llenar el vacío de nuestra conversación?

Lo mismo nos ocurre con los responsables que intentan llenar cada espacio abierto con el calendario lleno de actividades, muchas veces contra producentes, causando a veces a llegar cometer un grave error, dado que puede que contagie esa hiperactividad en cada persona miembro del equipo u organización.

¿Alguna vez nos hemos preguntado por qué distintas personas ven el mundo tan diferente para el mismo mundo, idea, pensamiento etc.? Todos miramos el mundo a través de las vivencias, experiencia y creencias que tenemos, porqué entendemos que nuestra realidad es solo una “interpretación” de la misma, pero tenemos muchas realidades vistas desde muchos puntos de enfoque.

“Perspectiva es la diferencia de pasar a través de una difícil experiencia o a través de una aventura.” – Chester Bennington

¿Nuestro ancho de banda de pensamiento está tan apretada que está a punto de romperse?

Nuestra eficiencia y nuestra productividad se encuentran funcionando de forma diferentes a nuestras capacidades, a veces están cerca de nuestra propia capacidad.

Al contrario, al ingresar a la zona de productividad se encuentra trabajando a aproximadamente del 60% al 70% de nuestra capacidad. Si operamos en exceso dentro de este umbral  nos puede causar un mayor estrés, falta de atención a  y en los detalles, que tomemos  decisiones erróneas.

A veces, escuchamos la pregunta “¿y si solo tuviéramos un número de horas de trabajo en una semana, en qué nos enfocaríamos?”. El ejercicio, si lo hacemos,  es bueno. De hecho, si comparamos  nuestra actividad con nuestros pensamientos reflexivos que ahora tenemos. ¿Lo que estamos haciendo ahora mismo, está alineado con nuestras verdaderas prioridades?

El líder sólo tiene la capacidad de detectar las posibilidades, para nutrirlos, para encender el fuego que conducirá a nuestros equipos para lograrlos. ¿Quién dirige al líder?

Un ejemplo de los muchos que podríamos encontrar: los responsables con un sesgo a la acción que a menudo tomarán más de lo que deberían, es decir, más acciones de las que podemos realizar. Estos mismos pueden entender poco sobre el valor del tener un “espacio en blanco”. La realidad es maximizar los resultados y  que podamos crear una certeza de ejecución, la cual  tiene que ver con enfoque, enfoque y más enfoque. Aquí podemos encontrar uno de los puntos: es difícil enfocarnos en medio del caos. Una de las cosas más difíciles para los responsables es aprender a crear espacios en blanco, espacios libres tanto físicos como mentales. Podríamos decir que los líderes son aquellos que entienden que las cosas más productivas,  a menudo,  suceden durante períodos intencionales de aislamiento, utilizados para la autorreflexión, la introspección y el rigor de nuestro pensamiento crítico, difícil a veces otras menos.

Puerta por achouerfelli - c

Todos los líderes que han madurado para comprender que podemos estar plenamente comprometidos y presentes al mismo tiempo, también podemos estar solos. A veces nos podemos encontrar que nos llenamos nuestros calendarios de actividades inútiles, planificamos estratégicamente espacios en blanco que nos permitan concentrarnos en los mejores y más altos esfuerzos de uso. Liderar no siempre significa hacer. De hecho, la mayoría de las veces significa retroceder y crear espacios libres, en blanco,  para que otros puedan hacerlo. Este es un verdadero liderazgo que escala cada vez a más, dado que hace abrir entornos de colaboración dentro de las organizaciones y dentro de los grupos de personas o equipos.

“En un globo aerostático que está ascendiendo rápidamente hay dos hombres.Uno miraba como la tierra cada vez estaba más y más lejos.Uno miraba como las estrellas estaban más y más cerca.” – George Jean Nathan (1918)

Si recordamos que la INNOVACIÓN es el proceso de la creación y gestión de las ideas,  vamos un paso más allá, cuando ya la tenemos creada, la idea, ¿qué proceso podemos tomar?, esto  significa que con el fin de innovar de manera efectiva, para que generemos  grandes ideas,  para que pensemos; ¿Cómo podemos generar ideas, desde dónde podemos empezar? Podríamos pensar que el aburrimiento nos crea poca creatividad y el éxito en el mundo de las organizaciones, pero contrariamente a la creencia, lo hace. En los entornos organizacionales, podemos llegar a producir ideas creativas dentro de la propia organización o empresa.

Podría ser importante que aprendamos a aplicar el apalancamiento enfocado a un número limitado de las actividades mejores y más importantes de uso, en lugar de  intentar cambiar continuamente los engranajes entre las múltiples iniciativas. Resistamos la tentación de simplemente avanzar con una gran cantidad de iniciativas dispares, alternativamente, centremos nuestros esfuerzos en la consecución de unos pocos objetivos de alto impacto. La simple realidad es que si continuamos agregando nuevas responsabilidades a un plato que ya está lleno de ellas, todas nuestras obligaciones sufrirán como resultado. Si tenemos un enfoque sistemático para la mejora de nuestro proceso de innovación, es decir el Sistema Thinking para gestionar la innovación, la cual estará siempre liderada por uno o varios miembros de la organización o equipo.

En cambio, si nos enfrentamos a los desafíos actuales de frente, manteniendo la cabeza gacha y aplicando el apalancamiento enfocado a la tarea en cuestión. Los responsables que alguna vez hemos operado sin márgenes, generalmente, nos golpearemos contra la pared que estamos más desesperados de querer evitar.

¿Hemos notado cómo algunas personas se muestran frenéticas, estresadas ​​y siempre juegan desde atrás, mientras que otros son inquietos y siempre parecen estar unos pasos por delante? Según la experiencia, las personas que caen en la última categoría hacen un gran uso de su vida mental, mientras que los de la categoría anterior parecen que prefieren renunciar  su tiempo para estar solas en lugar de estar ocupados. Las personas más experimentadas anhelan espacios en blanco, mientras que las personas poco experimentadas se sienten incómodos con el espacio o tiempo abierto. Los espacios libres nos dan lugar a espacios dónde todos tenemos cabidas a la comunicación y a la escucha dentro de la organización.

Una cosa que puede ser una lección difícil de aprender es que no todo el compromiso es necesario o productivo. El liderazgo y el compromiso van de la mano, pero solo cuando el compromiso ocurre por diseño y no por defecto. Podrían suceder acciones buenas con el compromiso espontáneo, pero si se relaciona con otras acciones sin intención ni propósito, probablemente sirva como una distracción para todas las partes. Interfiramos poco con nuestro equipo solo porque entendemos poco sobre cómo usar nuestro tiempo sabiamente. Si lo hacemos, posiblemente nos convertiremos, a medio y largo plazo, en una molestia conocida por tener poco respeto hacía a los demás; esto sería contraproducente para nuestro liderazgo.

La importancia de tener un pensamiento ágil que nos requiera más comunicación, más interacción y más cooperación, es decir, en un claro nuestras 6 C´s = Colaboramos, Creamos, Cooperamos, Construimos, Crecemos, Creemos.

Cuando hablábamos del Trabajo en equipo, la esencia de nuestra productividad en el trabajo vimos que:

Un concepto ampliamente conocido e interesante en la jerga de gestión, la forma extendida de la palabra equipo, es lo que me sigue gustando llamarle por el JTLM:

Juntos podemos
– con Todo el mundo
Lograr
Más cosas

En los Equipos logia vemos que:

1 + 1 = 3: Al volar en una formación de “V”, el grupo vuela por encima del 70% de las probabilidades que más allá llevarían a los gansos a volar por si solos.

Hemos descubierto que las mejores personas, líderes son más duros con ellos mismos que  con cualquier otra persona. De hecho, tanto, que los mejores se autoevalúan constantemente y son implacables en desafiarse a sí mismos.  Si aprendemos a disfrutar de nuestra soledad porque nos puede dar la capacidad de estar a solas con nuestros pensamientos, desafiarnos a nuestra propia lógica, a poder refinar nuestras teorías y poner a prueba los límites de nuestro intelecto, símil al gran esfuerzo que hacemos cuando competimos en entrenamientos físicos para hacer moldear nuestro cuerpo físicamente y así superar nuestras metas. Es durante estos momentos de tranquilidad que estamos dispuestos a ser honestos con nosotros mismos, dado que examinaremos nuestros propios defectos y flaquezas. Estaremos siempre en busca de nuevas formas de lidiar con los viejos problemas, los cuales muchas veces se van repitiendo una y otra vez.

Quizás lo más poderoso acerca de la creación de espacios libres, en blanco,  es que se nos pueden presentar oportunidades para que otros intervengan y aumenten el nivel de sus contribuciones, así de esta forma fomentemos a la creación de ideas, espacios de colaboración entre las personas dentro de una misma organización. Cuando los responsables, los líderes dan un paso atrás,  y nos resistimos a la tentación de hacer todo por nosotros mismos, es decir la falta de delegación, las  organizaciones se fortalecen. Cuando las personas se sientan cómodas sin hacer siempre acciones, aumentando las colaboraciones de todos los demás, la productividad aumenta. Ya sea que el espacio en libre y  blanco, nos provoque que realicemos acciones  más productivas de manera individual, o aprovechemos el espacio para crear profundidad y escala de operación, será cuando podremos estar mejor con nuestros espacios en blanco, libre que si estamos sin ellos.

Desde  la creación de empresas que valoren las ideas, qué además proporcionamos una colaboración, dónde además las personas que “dirigen” intentan definir la cultura de la propia organización para así definir las estrategias dentro de la empresa, como la mejora de los procesos, todo ello nos ayudará a poder liderar y resolver los diferentes factores que pueden afectarnos al cambio dentro de la organización, dónde La ética, la cultura y la integridad nos reproducirán la aceptación, dado que nos ayuda a poder realizar el cambio dentro de la propia organización.

¿Pensamientos? Muchos, muchas organizaciones, personas, equipos tenemos un largo camino por recorrer en la construcción de una función de adquisición de lo que podríamos decir el  valor agregado, relacionado con el tema de Economía de la atención: “la abundancia de la información da lugar a la pobreza de la atención” de Javier Velilla. En él cita un artículo de Michael Goldhaber en First Monday que merece la pena tener en cuenta: The Attention Economy and the Net . Pero todo ello, a la que nos descuidemos, ya llegan los Papa Noël y los reyes magos para volver a reorganizar la organización o grupo.

“Hay una manera de hacerlo mejor, encuéntrala”.  Thomas Edison

Sigamos aportando.

Gracias por leer y  por compartir.

Ricard Lloria by @Rlloria

Photo Credit: Morguefile.com By Erean y Morguefile.com by Achouerfelli

Bibliografía: libro de Edward de Bono, Serious Creativity

Bibliografía : Estudio de Baroness Greenfield

Bibliografía: Redesigning the future: A systems approach to societal problems, J. Wiley & Sons, New York, 1974 

Bibliografía: Systems Thinking with Dr. Russell Ackoff

Bibliografía: Bob Eberle en Prufrock Press, Inc. (1 de Julio de 2008) en el  libro “Scamper: Creative Games and Activities for Imagination Developement”

The Medici Effect: What Elephants and Epidemics Can Teach Us About Innovation Paperback  – October 1, 2006 by Frans Johansson

La colaboración es la nueva competencia ” el 10 de enero del 2013 (Collaboration is the New Competition ) por el autor Ben Hecht,

Bibliografía: Artículo de Etienne Wenger-Trayner – Introducción a las comunidades de práctica o aprendizaje

Bibliografía: artículo en “The Atlantic”, titulado What Make us Happy?, libro titulado Adaptation to Life, “Adaptación a la Vida” por George VaillantWilliam Bridges en su libro Managing Transitions: Making the Most of Change “Dirigiendo el cambio” del 2004, luego con una segunda edición en 2007

Fuentes de bibliografía: Sociología y redes sociales  , Economía de la atención: “la abundancia de la información da lugar a la pobreza de la atención” de Javier Velilla. En él cita un artículo de Michael Goldhaber en First Monday: The Attention Economy and the Net .

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