Liderar el tiempo, para obtener más, con menos tiempo para no estar tan ocupados.

bosque verdoso

“Un niño no tiene problema en creer lo increíble, tampoco el genio o el loco. Somos el resto, quienes con nuestros grandes cerebros y nuestros pequeños corazones, dudamos, repensamos y no avanzamos”. – Steven Pressfield

Este artículo, iba a ser publicado en la revista CYCH, por motivos externos tanto por parte de la Fundación ConfeMetal como míos, no ha podido salir de momento a la luz, es por ello, que gracias a ellos, me han dado permiso para poderlo avanzar en el blog, por este motivo se lo agradezco mucho, y más siendo esta semana pasada muy especial para mí, es por ello que os quiero regalar el artículo entero en el mismo. Como cada año, por estas fechas realizo un artículo un “pelín largo”.

Antes de que empezara el efecto causado por la decaída de la economía a nivel mundial, ya puede experimentar ciertos cambios en diferentes mercados, concretamente en aquel entonces, a principio del año 2004, el mercado del coleccionismo tuvo ya una primera parada, dónde empresas ya empezaban a notar la bajada de las ventas, el consumidor, el coleccionista, el que era capaz de gastarse más de 1200 € en una locomotora de tren, poco a poco dejaba ya de ir a comprar, esto venía por las subidas de los precios de las viviendas, de los precios de productos, en general por la subida que aún iba creciendo y en aumento de casi todos los mercados, tiempos de bonanza, pero ese sector ya empezaba a reducir personal, así mismo, empezaban a cerrar tiendas que llevaban más de 20 años, algunas hasta 30 dentro del mercado nacional e internacional, ese para mí ya fue un indicador que, se empezaba hacer un esfuerzo con menos personal. A partir de este año, fui adquiriendo en diversas empresas, de diferentes sectores una experiencia, la cual ya estaba reflejando que cada vez más nos íbamos a encontrar con hacer más con menos, es decir, trabajar mucho más con menos recursos.

Esto me llevó a reflexionar, y saber cómo había logrado gestionar todo este entorno que tan incierto e inestable iba a estar delante de mí, como es ahora el actual. La gente en nuestras fuerzas de trabajo está bajo fuerte presión. Constantemente se nos pide hacer más con menos. Nuestras empresas y departamentos gubernamentales están respondiendo a las unidades de austeridad recortando cada vez más de nuestros presupuestos, lo que inevitablemente significa que menos personas dejan de hacer el mismo trabajo. Mientras tanto, las demandas van en intentando ir en aumento. Con todo el mundo en la economía apretando el cinturón, los beneficios de la empresa están cayendo, lo que significa que una fuerza de trabajo es cada vez más pequeña, la cual nos lleva a estar trabajando de forma más desafiada, más inteligente, más fuerte, más innovadora y para “mantener la cabeza más alta y seguir participando” en y dentro del mercado.

En medio de esto, nuestros líderes ¿Qué están recibiendo hasta el momento? Bueno, por lo que puedo deducir, veo líderes que se sienten con una gran responsabilidad en este estado actual, que están viviendo una serie de cosas, acciones, decisiones, con lo que han de responder por sí mismos trabajando más duro y con más intensidad que nunca.

La ironía es que, en este momento, tal vez más que nunca, tenemos que reforzarnos con nosotros mismos e intentar estar mucho menos “ocupados”, centrándonos más en lo que hemos hecho para la consolidación de nuestra fuerza de trabajo. Así que, podemos preguntarnos si somos conscientes y estamos pensando en este momento actual. ¿Qué nos ayudará a lograr precisamente a no estar tan ocupados? Con la finalidad de maximizar nuestra productividad.

  • No llenemos nuestro día a día deprisa y corriendo, organizando reuniones que al final veremos que no llegamos a ninguna solución, o simplemente usando la       burocracia, lo que hacemos es que nuestra gente se estrese aún más, si hacemos reuniones miremos que sean concisas, precisas, y con los temas cortos para lograr el consenso, sino no vale la pena ni gastar ni un minuto, muchas veces, montando equipos de trabajo on-line con la tecnología de hoy en día se puede realizar, ya sea a través de muchas aplicaciones, software etc.
  • Construir en el tiempo de nuestro día para asegurarnos de que se estamos conectando con nuestra gente. Mantengamos nuestro dedo en el pulso y el estado de ánimo del ‘entorno de trabajo’.
  • Estar allí para nuestra gente, por si se caen o si nos caemos, (asegurarnos que se sientan cómodos en hacer las tareas, objetivos etc.) Ellos no volverán si detectan que miramos el reloj, o lanzando miradas por encima del hombro en el reloj de la pared, porque tenderemos a mostrar que estamos contralando el tiempo en vez de controlar, realmente, que las cosas se hagan bien y con menos tiempo, es decir la productividad, más vale lograr 6 horas productivas que 8 o más horas sin producir, todos saldremos ganando.
  • Hagamos que nuestras personas se sientan que son las personas más especiales del mundo (¿lo son no?), porqué si creemos que no lo son más vale, no abogar ni proclamar a los mil vientos algo que no creemos.
  • No asumamos que las personas estamos de acuerdo sólo porque asintamos. Puede darse situaciones que no estemos de acuerdo. Comprendamos la comprensión hacía todos los demás. Podemos detectar el compromiso -. La gente hace preguntas, sus ojos brillan, muestran comportamientos que sugieren que quieren empezar a trabajar en las cosas ¡ahora! Si nosotros no obtenemos esta percepción, puede que tengamos delante de nosotros – en el mejor de los casos- el cumplimiento por obligación.
  • No les demos la responsabilidad y después comprobemos las cosas diez veces al día. Acordamos la delantera, lo que parece una estructura de punto de control razonable. Que este sea un acuerdo negociado La persona puede querer controles diarios o semanales. – En función de su y nuestra experiencia o la complejidad de la tarea. Se adhieren o nos adherimos a ella, y no sintamos la necesidad de inmiscuirnos más. Por supuesto, que quede claro que ellos pueden venir a nosotros, en ocasiones, si sienten que nos necesitan y nosotros podemos ir a ellos si los necesitamos, pero una vez que tienen la propiedad, asegurémonos que saben que la tienen. Y nos aseguramos que también la tenemos.
  • Si otros miembros de la organización siguen insistiendo en venir a nosotros para obtener información o hacer las cosas, que quede claro que se debe consultar con la persona que ahora “posee” la tarea. En otras palabras, no coludirnos con otros en socavar nuestra autoridad. Si nosotros confiamos en ellos, a continuación, debemos de comunicar de quienes son las personas responsables de la tareas. Mostramos que la confianza es de manera abierta y no hay que confundir las cosas al tener dos canales de comunicación.
  • ¿Hemos de hacer más preguntas en el equipo o ser los que más preguntamos? Dejemos claro que nosotros no sabemos todas las cosas y eso está bien para no hacerlo, es decir, dejemos que todo el mundo pueda preguntar. Para motivar, para hacer y que aparezcan buenas preguntas, así conseguiremos que el equipo piense, muchas veces para los dirigentes es más valioso encontrar soluciones y esperar que la gente cumpla órdenes. Pero entonces dejan de ser líderes y son dirigentes. Si somos capaces de dejar que el equipo participe con sus preguntas podremos provocar que; Esto anime a lograr más aprendizaje y crecimiento de todo el equipo.
  • Estamos preparados para conseguir que todos nos arremanguemos y ponernos en entre las cosas cuando sea necesario. Está bien ser un ‘jugador-entrenador’ si nosotros tenemos estas habilidades, pero asegurándonos que está y queda claro qué papel vamos a adoptar en un momento dado. No ‘iniciamos el juego’ al aceptar que vamos a sentarnos en el banquillo, y luego, sin previo aviso, aparecemos en el campo de juego. Si hiciéramos esto, alteraríamos el equilibrio del equipo, y provocaríamos que la gente empezara a cuestionar lo que está pasando. Del mismo modo, si nosotros decidimos jugar, entonces el juego cambia. Ahora somos parte del equipo. No tratemos de ser el director durante la ejecución de los movimientos. Nosotros no vamos a terminar haciendo toda la ejecución del juego para que parezcamos los que nos llevamos el merito, porque dejaríamos que otros terminaran confundidos y frustrados.
  • No tomemos la tarea de dejarlo todo para el final, cuando todo está perfectamente empaquetado y después queremos tomar el control, perdemos el crédito hacía nosotros mismos. Igual es de importante, proporcionar aire de la cubierta si las cosas se vuelven desagradables. Recordemos que todavía seguimos teniendo en ‘cuenta’, que no podemos dejar las cosas para el final sino que todos empezamos por igual, así que no colguemos a las nuevas personas que están aprendiendo “a secar las tareas”. Por supuesto, ellos necesitan sentirse parte del calor – que son parte del aprendizaje – pero asegurémonos que saben que tienen nuestro apoyo.
  • Asegurémonos que las personas reciban el crédito y felicitaciones por un trabajo bien hecho. Proporcionamos la oportunidad para ellos para informar desde la parte trasera y delantera, desde abajo para arriba, que son felicitados y son responsables de cada y una de las tareas que les pedimos, así ganan al final más confianza.
  • ¿Pedimos ayuda? Establezcamos el principio para la gente, que el reconocimiento de toda la ayuda es importante. Modelo a seguir, para que todo el mundo comparta el crédito adecuadamente y celebremos el éxito compartido. Si hemos de pedir ayuda o ellos a nosotros, todos lo hacemos, como en bloque, y así cuando se consiga lo celebraremos todos en bloque, como conjunto de equipo.

bosque otoñal

Entonces, ¿qué podemos pensar a la hora de pedir a los líderes?, ¿es qué tienen que estar menos ocupados?, “con el” ruido de fondo “, han de estar más centrados en el desarrollo y el cuidado de nuestra gente. Esa es la ruta más probable para una fuerza laboral más productiva, más eficaz y más comprometida, como resultado de una existencia más sensata y sostenible para los líderes.

El exceso de trabajo impide el trabajo en equipo.

Imaginemos la sensación de estar cerca a la falta de una fecha límite. A las 3:00 pm de un compañero de equipo necesita nuestra experiencia en su proyecto de marketing. ¿Estaremos dispuestos a servir? O, ¿tenemos un dolor irritante en el **?

Nosotros estamos frustrados porque queremos dejar de sentir que no podemos.

Las personas que no pueden obtener su propio trabajo terminado no pueden ayudar a los demás.

Cuando los horarios están al máximo el trabajo en equipo está fuera.

Los líderes que trabajan demasiado no tienen tiempo para ayudar. Están demasiado ocupados ayudándose a sí mismos. Un día una persona me dijo: “Mi jefe está ocupado, no tiene tiempo ni energía para darme”.

Las guerras territoriales hacen que no podamos trabajar en equipo:

“Exceso de trabajo los resultados del personal terminan en guerras territoriales y políticas dentro de la oficina”, Andy Stanley en el Catalizador. ¿Podemos ver si la gente está compitiendo por la posición? Los trabajadores que se les podría denominar como “jinetes” no son jugadores de equipo, es decir no trabajan en equipo, no les gusta hacerlo y terminan causando problemas por intentar ser “trepadores”.

Ayudamos a otros para que ayuden a los demás:

  1. Obtener el dato real de la carga de trabajo o el trabajo en equipo en modo de conversación se puede convertir de hablar de posibles “tonterías” a pasar a ser algo trivial, importante.
  2. Recompensar y reconocer a los ayudantes. Preguntémonos: “¿Quién nos ayudó?” Al final de los proyectos.
  3. Honra para servir. Preguntémonos: “¿Quiénes somos nosotros ayudando?”
  4. Preguntémonos: “¿Cómo estamos ayudando a otros?” Lo que conseguiremos con estas preguntas es acercarnos para ver como lo estamos haciendo.

camino gris

Apoyar el trabajo en equipo:

Los líderes apoyan el trabajo en equipo cuando _______.

  1. … No tratamos de hacer todo nosotros mismos.
  2. … Estamos dispuestos a hacer el trabajo como si fuera el “meollo” de la cuestión con los miembros del equipo.
  3. … Compartimos oportunidades, la responsabilidad, y el crédito.
  4. … Afirmamos las fortalezas de los demás.
  5. … Los miembros del equipo los tratamos como partes interesadas.

Otro de los motivos que nos encontramos como una pérdida de trabajo es cuando las reuniones no funcionan, y no sacamos provecho de ellas.

Las reuniones son una fuente persistente de quejas. Nos quejamos de que hay demasiadas, no son productivas, desperdician nuestro tiempo, y tomamos un tiempo valioso durante el cual podríamos estar en el trabajo para conseguir en realidad hacer las cosas de forma más rápida.

Hay unas 3 maneras simples que todos podemos hacer cada día”. Dejemos que las “reuniones nos quiten el tiempo”.

Reuniones con demasiada frecuencia chupan nuestro tiempo, nuestra energía, nuestra productividad y nuestro entusiasmo.

En los encuentros o reuniones se nos pueden presentar una de las oportunidades más importantes para cualquier persona para llevar todos los días, independientemente del nivel o de papel en la reunión. Después de todo, si cualquier grupo de personas comparten esta queja persistente, al menos en alguna ocasión, ¿por qué no hacemos algo al respecto?

Sí, preguntáramos a todos los asistentes en todas las reuniones que asistieron llegaríamos a una respuesta que las reuniones nos quitan tiempo. Pero ellos no saben que si nosotros estamos dispuestos a ofrecer un liderazgo personal.

Sigamos estas tres reglas muy simples. Nosotros podemos proporcionar el liderazgo en cualquier reunión que asistamos. Un día en una reunión, después de ver una conferencia dónde nos decían que si abrazábamos al menos 8 veces al día eso daba un efecto entre las personas, es por ello que después, al estar en una reunión, cuando terminamos, los junte y animé a que se abrazaran en grupo, en forma de conjunto, así todos se sintieron que todos íbamos a una, como de un equipo de baloncesto antes de empezar el partido, esto causó mucha energía con todos los miembros que formábamos parte del proyecto.

  1. Estancia en una conversación.

Hay una tendencia natural de las personas a tener conversaciones desde el lateral. Es una de esas cosas que sabemos que no debemos hacer, pero parece que no podemos ayudarnos a nosotros mismos, poniéndonos en esta situación. Las razones por las que no nos importan nos pueden desplazar mentalmente fuera de ella. Si la conversación se encuentra en un momento que no es digna de la atención de todos, incluida la nuestra, entonces debemos de encontrar una manera de mover la conversación a otro tema o lado más importante, o empezar a prestar atención. Cualquier otra cosa es una falta de respeto y al final resulta que no es productiva.

Incluso cuando estamos solos con otra persona se aplica esta regla. ¿Alguna vez hemos estado hablando con alguien y no estar realmente allí, pero en lugar de distraernos con la conversación con algo que estamos teniendo en nuestra cabeza? Cuando nos encontramos en esta situación es mejor que nos detengamos. Nosotros podemos incluso ponernos a una altura para que podamos reorientar y dejar que la otra persona sepa que nosotros la respetamos lo suficiente como para ser responsables de nuestro “mal comportamiento” al no prestar atención, una vez aclarado o insinuado, volvemos de nuevo a la conversación.

  1. Escuchamos como que nuestro tiempo es oro.

¿Escuchar, me refiero a realmente escuchar, a lo que la gente tiene que decirnos? No es fácil, sobre todo cuando ya se sabe como es la gente con la que estamos o vamos hacer la reunión. Dar a la gente toda nuestra atención es una de las mejores maneras de respetarlos. Si nosotros creemos que sabemos lo que alguien va a decir, tratamos activamente de escuchar algo nuevo. Hagamos preguntas. Somos conscientes de la tendencia de estar pensando en lo que vamos a decir a continuación, en lugar de escuchar lo que la gente nos dice.

Tengamos en cuenta que si nosotros tenemos o prestamos la “escucha con antelación”, tal vez no haya ninguna razón para satisfacernos, tal vez nosotros necesitamos hacer una pregunta diferente o hablar sobre un tema diferente, con el fin de lograr lo que necesitamos para llevar a cabo en dicha reunión. Pero si nosotros vamos a aparecer al menos escuchemos el valor de las aportaciones, el tiempo muchas veces es “oro”, en lo que la gente tiene que decir. Escuchamos lo que escuchamos para luego poder debatir con coherencia. Si pensamos que nosotros sólo podemos aprender algo nuevo. ¿No creéis que entonces sería para nosotros algo productivo?

  1. Hablamos para marcar la diferencia.

Hablamos en las reuniones por un montón de razones – para responder a una pregunta, para ofrecer nuestra experiencia, para hacer un punto, para defender nuestro punto de vista, para construir capital político, etc. Sin embargo, no importa lo que tenemos que decir, es importante primero considerar, lo que tengamos que decir para hacer una diferencia dada la finalidad de esta conversación. Uno de los hábitos más productivos que podemos aportar en las conversaciones de grupo es hablar sobre las cosas que no son relevantes para la conversación que tenemos en ese instante.

Así que antes de hablar preguntémonos: se lo que vamos a decir pero ¿contribuiremos a la intención o el resultado previsto de esta interacción? Tampoco esto no se trata de ser positivo o negativo. A veces, lo que podríamos hacer para marcar la diferencia, más diferente es decir las cosas que la gente no quieren decir o escuchar.

¿Qué sería posible, si cada uno de nosotros, tomamos desde la perspectiva que el éxito de cada reunión que asistimos o la conversación que tenemos, depende de nosotros?

Estas reglas son una forma de hacer precisamente que no perdamos el tiempo ocupados sea cual sea la situación.

¿Podríamos agregar alguna más?

La diferencia entre lo que hacemos y lo que somos capaces de hacer bastaría para resolver la mayoría de los problemas del mundo.”
Mahatma Gandhi

Gracias por leerme, por disfrutar, y sobre todo que te haya ayudado.

Seguiré escribiendo, y aportando.

Ricard Lloria by @Rlloria

Photo credit: Morgue Files – by Hotblack

Licencia de Creative Commons
Esta obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial 4.0 Internacional.

6 pensamientos en “Liderar el tiempo, para obtener más, con menos tiempo para no estar tan ocupados.”

  1. Hola Ricard
    Muy buen artículo.
    Pero dentro de la situación actual de rendir más con menos medios, hay algo que se les ha olvidado a todas las empresas, enseñar a sus trabajadores la autogestión del estrés que esto provoca.
    La respiracion nos enseña que existe la tensión y la distensión, esta dinámica es lo que nos da la energía para vivir.
    Si solo hay tensión cada vez se rinde menos y se pierde el respeto, el compañerismo, la colaboración , etc.
    Sin la dinámica de tensión/distensión se quema al trabajador y al líder.
    La autogestión de las recursos internos que poseemos para renovarnos es la base de todo y no le hacemos caso.
    Hoy en día existen muchas técnicas de coaching, mindfullness, pnl, etc, intentan ayudar a líderes y trabajadores a tener herramientas para organizar, proyectar y optimizar la salud y el trabajo. Pero muchas de estas están basadas en la palabra y el pensamiento positivo, ayudan pero les falta utilizar la no palabra, él no pensar. ¿Qué es eso?¿ Estarás pensando?, pues recuperar nuestros recursos internos innatos, el simple contacto con la respiracion y el movimiento espontáneos, capacidades innatas que tiene nuestro cuerpo para renovarse y recuperarse de las tensiones. Una vez que las redescubrimos, porque siempre han estado en nosotros, nos damos cuenta que aumenta nuestra energía, nuestra valentía, nuestra serenidad, nuestra confianza, nuestra capacidad de escucharnos y escuchar a los demás, nuestro respeto, disminuye nuestro ego, somos más flexibles y más conectados con el presente. Pero todo esto no se consigue con palabras o pensamientos, solo sintiendo nuestra respiración y el movimiento espontáneo, ellos nos hablan y nosotros escuchamos. No montemos empresas en el aire sin tener en cuenta la autogestión de nuestras tensiones y distensiones.
    La empresa es comunicación externa e interna, la respiracion nos da la comunicación más importante con nuestro exterior y con nuestro interior.
    Perdona por mi respuesta un pelin larga.
    Si estás interesado en tu autogestión del estrés estoy abierto a enseñarlo a quien lo necesite.
    Luis Riola

    Le gusta a 1 persona

    1. Hola Luis,

      Primero de todo agradecerte tu felicitación, segundo, darte las gracias por tu comentario, por poner sobre escrito algo que sucede y el dar una solución, tanto a mi, como los demás lectores del blog, si más no, me he permitido libremente de modificar tus datos de contacto ofreciendo tu servicio, el cual respeto mucho, pero este blog es sin ánimo de lucro, por lo que obtado a enlazarte tu firma con tu perfil de LinkedIn, por si algún lector está interesado en tu servicio, o en tu solución para que se pueda poner en contacto contigo, creo que es lo más conveniente que poner este sitio como si de una red de contactos profesionales fuera. Espero y deseo que lo entiendas.

      Disculpado estás por tu respuesta, es más la agradezco par que así podamos ver algo más de luz y enriquece el mismo texto.

      Muchas gracias

      Ricard

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